Mon diagnostic

Organismes de formation et CFA

Et si le dossierla convocationl’émargementle certificatla relancela facturele BPF se faisait sans vous ?

Vous vendez de la formation. Vous passez vos soirées à monter des dossiers. On regarde lequel des deux peut tourner seul, dans les outils que vous avez déjà.

Qu’est-ce qui peut tourner sans moi ?

Diagnostic de 45 min offert

Trésorerie

Vous n’accélérerez pas le financeur.
Vous pouvez arrêter de recommencer.

Dernière heure de cours le 30 septembre. Le formateur est payé, la salle est payée, les charges sont parties. Le dossier part le 5 octobre. Il revient le 12, il manque une signature sur une feuille d’émargement. Et le compteur, lui, repart de zéro.

Ce qui disparaîtLe tableur de suivi des dossiers, et le doute sur ce qui a été relancé ou non.
+ 30 jau moins, pour une seule pièce manquante. Le dossier repart de zéro sur un délai qui est déjà de 35 à 65 joursCaisse des Dépôts, Transitions Pro, France Travail, grilles OPCO, loi LME

Le circuit de l’argent

Votre payeur unique
devient trente débiteurs.

Jusqu’au 30 septembre 2026, avec la subrogation, l’OPCO vous paie en direct. Un seul dossier, un seul virement, un débiteur qui paie toujours. Au 1er octobre 2026, ce mécanisme s’arrête pour la plupart des dossiers. L’entreprise vous paie, puis se fait rembourser. L’alternance reste subrogée. Le plan de développement des compétences des entreprises de moins de 50 salariés peut l’être aussi, à leur demande et selon l’OPCO.

Ce qui disparaîtLes relances faites de mémoire, et la découverte d’un impayé trois mois trop tard.
30débiteurs là où il n’y en avait qu’un seul, autant de dossiers à relancer que de clientsLa cause est la fin du régime de TVA dérogatoire des OPCO. Hors alternance. Autres exceptions selon l’OPCO, dont les moins de 50 salariés

Les demandes entrantes

La demande de mardi.
Et les deux cents qui dorment.

La demande arrive à 9 h 12. Il faut retrouver le bon programme, refaire le tarif, envoyer le questionnaire de positionnement. Vous le ferez vendredi soir. Et dans la même boîte dorment deux ans de demandes. Des gens qui ont demandé un programme et à qui personne n’a jamais reparlé.

Ce qui disparaîtLa même réponse réécrite trois fois par semaine, et le fichier de contacts qu’on n’ouvre jamais parce qu’on ne sait pas par où le prendre.
J+0la réponse part le jour de la demande, et celles d’avant sont reprises une par une, avec leur motifIndicateurs 1 et 8 du référentiel Qualiopi, information du public et positionnement à l’entrée

Les recyclages

Chaque certificat que vous signez
porte déjà sa date de fin.

Il y a deux ans, douze SST formés chez le même client. Le mois dernier, les douze certificats ont expiré. Personne ne l’a vu, ni chez lui, ni chez vous. Le jour où il cherche une date, il rappelle l’organisme qui lui a écrit en janvier.

Ce qui disparaîtLe client qui découvre l’expiration après coup, et la session de recyclage qui part chez un autre organisme.
24 moisde validité pour un certificat SST, cinq ans pour un CACES, dix pour les engins de chantier. La date de fin est connue le jour où le certificat est signé. Elle attend dans vos archives.INRS, durée de validité du certificat SST et des CACES

Votre métier ne change pas.
Votre poste client, si.

Fin de la subrogation OPCO au 1er octobre 2026, hors alternance. Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent la garder sur demande pour leur plan de développement des compétences, selon leur OPCO.

Les dossiers

Le risque n’est pas partout dans le dossier.
Il est concentré sur sept étapes.

Vous connaissez le parcours par cœur, vingt étapes du premier appel au bilan annuel. Aucune n’est difficile. Sept se tiennent de mémoire, entre deux rendez-vous, et ce sont exactement celles que le financeur et l’auditeur regardent.

Ce qui disparaîtLa vérification pièce par pièce avant envoi, et la case que l’on croit avoir cochée.
7 sur 20étapes du parcours concentrent les rejets de dossiers et les écarts relevés en auditParcours type d’un dossier financé, en vingt étapes

Qualité

Quatre parties prenantes.
Vous en interrogez une.

L’auditeur demande les appréciations des entreprises clientes et des financeurs. Vous avez celles des stagiaires, très bien tenues. Les trois autres n’ont jamais été demandées à personne.

Ce qui disparaîtLes questionnaires envoyés à la main, et la relance de ceux qui n’ont pas répondu.
44 %des non-conformités relevées portent sur ce seul indicateurICPF, 4 554 audits menés en 2024

Un audit ne regarde pas ce que vous faites.
Il regarde ce que vous pouvez montrer.

Référentiel Qualiopi à 33 indicateurs à partir du 1er novembre 2026. Le suivi à distance ne se déclare plus, il se vérifie.

Les supports

Vous l’avez déjà dit dix fois.
Il suffit de le dicter une fois.

Nouvelle session, même formation, programme retouché. Le quiz ne correspond plus, le questionnaire d’entrée est celui d’une autre formation, et l’attestation porte encore les objectifs de l’an dernier. Un dimanche après-midi, deux fois par an.

Ce qui disparaîtLes objectifs recopiés à la main dans quatre documents, et le quiz qui ne correspond plus au programme.
4 documentsque l’on vous demande de toute façon, et qui répètent les mêmes objectifs, la même durée, les mêmes prérequis. Dictés une fois, ils sortent ensemble, prêts à relire. Votre support de cours reste le vôtre.Référentiel Qualiopi, indicateurs 1, 8 et 11, et article L6353-1 du Code du travail

La double saisie

La même date,
saisie trois fois.

La session est décalée d’une semaine. Vous corrigez la date dans l’outil métier, puis sur le portail du financeur, puis vous renvoyez la convocation. Trois semaines plus tard, un des trois écrans porte encore l’ancienne date.

Ce qui disparaîtLa ressaisie de la même information dans trois écrans, et l’écart que personne ne voit passer.
3 à 6outils dans la plupart des organismes, rarement reliés entre eux. C’est là que se loge la double saisie

Le bilan annuel

Une semaine en avril,
ou douze mois sans y penser.

30 avril. Vous ressortez les conventions, vous recomptez les heures, vous ventilez les produits par financeur. Les chiffres existent tous. Simplement, personne ne les a additionnés en cours de route.

Ce qui disparaîtLa semaine bloquée au printemps, et le tableur reconstitué de mémoire.
30 avrildate réglementaire du bilan pédagogique et financier, obligatoire même sans activité. La campagne est repoussée au 31 mai depuis plusieurs annéesMon Activité Formation, et Centre Inffo pour le report au 31 mai 2026

Vos situations

Huit situations, huit possibles.

Vous en reconnaîtrez au moins trois. Aucune n’est difficile, toutes prennent du temps, et chacune se règle séparément des autres.

MontageEt si la convention partait à la signature du devis ?Mardi, 19 h. Vous recopiez les mêmes coordonnées pour la troisième fois.Convention, programme, convocation et feuille d’émargement générés d’une seule saisie.
RéalisationEt si un émargement manquant vous prévenait le jour même ?Vendredi soir. La feuille du mardi n’est jamais revenue.Signature manquante repérée le soir même, relancée au formateur, avant la facture.
FinanceursEt si le service fait partait dans les trois jours, toujours ?Formation terminée vendredi. Service fait déclaré le jeudi suivant. La fenêtre était de trois jours ouvrés.Chaque échéance surveillée, rappel la veille, déclaration préparée à la date.
QualitéEt si les quatre parties prenantes étaient interrogées sans vous ?L’auditeur demande les retours des entreprises. Vous n’avez que ceux des stagiaires.Stagiaires, entreprises, financeurs et formateurs interrogés, relancés, archivés.
TrésorerieEt si les relances partaient toutes seules à J+30 ?Trois factures de septembre. Vous ne savez plus laquelle a été relancée.Relance à J+30 et J+45, arrêtée dès le paiement, avec la pièce jointe qui va bien.
PreuvesEt si chaque preuve se rangeait le jour où elle est produite ?L’audit est dans trois semaines. Le classeur, lui, a onze mois de retard.Chaque pièce nommée, datée, rangée au bon indicateur, le jour de sa production.
BilanEt si le bilan annuel se remplissait toute l’année ?30 avril. Une semaine à reconstituer des heures dans un tableur.Heures, effectifs et produits ventilés par financeur, tenus à jour session après session.
RemplissageEt si une session à moitié pleine vous alertait à J-15 ?Quatre inscrits, la session est lundi. Vous l’apprenez ce week-end.Seuil de rentabilité surveillé, alerte à quinze jours, pendant qu’il reste du temps.

Comment ça se passe

Quatre temps, dans cet ordre.

01Le mix

On regarde d’où vient votre chiffre d’affaires

CPF, OPCO, entreprises en direct, France Travail, Transitions Pro. Le mix décide de tout. Les pièces exigées, les délais, et donc ce qui vaut la peine d’être automatisé.

02Le parcours

On suit un dossier de bout en bout

Du premier contact à l’encaissement. On repère les étapes datées, celles qui bloquent un paiement et celles qui laissent une trace en audit.

03La priorité

On commence par une seule chose

Celle qui se voit en une semaine et se mesure. Pas dix chantiers en parallèle, une victoire visible qui finance la suite.

04La durée

On déploie, on mesure, on ajuste

Dans les outils que vous avez déjà. Le référentiel bouge, vos financeurs aussi. Ce qui tourne chez vous doit pouvoir bouger avec eux.

Questions

Ce qu’on nous demande avant de commencer

Le diagnostic

Quarante-cinq minutes pour savoir ce qui, chez vous, peut tourner seul.

On regarde votre mix de financement, un dossier de bout en bout, et ce que la fin de la subrogation change à votre trésorerie. Vous repartez avec la liste, dans l’ordre.

Qu’est-ce qui peut tourner sans moi ?

Diagnostic de 45 min offert

Diagnostic de 45 min offertVous repartez avec la liste, priorisée, que l’on travaille ensemble ou non.
On ne touche pas à votre certificationOn ne fait pas passer Qualiopi. On rend vos preuves faciles à produire.
Vos données restent les vôtresPérimètre écrit avant de commencer, limité au strict nécessaire.
Un seul interlocuteurDu premier échange au support, la même personne.